Ihr KI-Sekretariat.
In Ihrem Microsoft 365.

Weniger Unterlagen zusammensuchen, weniger Routinekorrespondenz neu aufbauen und mehr Zeit für fachliche Aufgaben: Darauf zielt AI Secretariat. Es soll Informationen und nächste Schritte so vorbereiten, dass Sie einen Vorgang leichter prüfen und weiterbearbeiten können.

Geplant ist, E-Mails, Scans und sämtliche Anlagen auszuwerten, den Aktenbezug zu klären und relevante Informationen, Schreiben und nächste Schritte vorzubereiten. Fehlende oder unklare Angaben sollen sichtbar bleiben. Welche Aufgaben Ihr Einstieg umfasst, vereinbaren wir gemeinsam.

Das soll ein typischer Vorgang aus Ihrer Arbeit zeigen. Entscheidend ist der gesamte Aufwand einschließlich Prüfung und Korrekturen. Bei einer vereinbarten Erprobung vergleichen wir diesen Aufwand mit Ihrer bisherigen Arbeitsweise; eine feste Zeitersparnis versprechen wir nicht.

Ein zusätzlicher Nutzen entsteht dort, wo heute noch Informationen gesucht, Anlagen gelesen oder Schreiben von Hand vorbereitet werden müssen. Wir schauen zuerst, was Ihre vorhandene Kanzlei- oder Schutzrechtsverwaltung bereits gut übernimmt. Eine Anbindung muss für das konkrete System geprüft werden.

Der geplante Arbeitsplatz setzt auf einen einfachen Chat zum Arbeiten und übersichtliche Ansichten für Akten, Kontakte, Aufgaben und Fristen. Vorschläge sollen sich direkt korrigieren lassen. Ob das Ihren Alltag tatsächlich vereinfacht, prüfen wir an einem gemeinsam ausgewählten Ablauf.

Ihre Vorlagen, Kommunikationsvorgaben und ausdrücklich freigegebenen Arbeitsregeln sollen die Grundlage bilden. Das umfasst in Kanzleien etwa Mandantenwünsche, in Unternehmen interne Zuständigkeiten und Freigabewege. Welche Anpassungen für Ihren Einstieg sinnvoll und umsetzbar sind, klären wir vorab.

Für ein erstes Konzeptgespräch ist keine Umstellung nötig. Ein späterer Einstieg kann auf einen vereinbarten Ablauf begrenzt werden. Die Übernahme vorhandener Akten, Kontakte und Korrespondenz ist vorgesehen; Exportmöglichkeiten, Zuordnung und Vollständigkeit müssen je Ausgangssystem geprüft werden. Fertige Importanbindungen sind noch nicht zugesagt.

Ja, Microsoft 365 mit Outlook und SharePoint ist die vorgesehene Grundlage. Der geplante Arbeitsplatz soll darauf aufbauen. Welche Postfächer, Lizenzen und Verbindungen für Ihren Ablauf nötig sind, prüfen wir vorher; Einrichtung und zusätzliche Fachfunktionen können erforderlich sein.

Copilot Chat ist in berechtigten Microsoft-365-Abonnements enthalten. Das deckt jedoch nicht automatisch sämtliche Arbeitsfunktionen, Agenten oder den geplanten Ablauf ab. Je nach Einsatz können zusätzliche Copilot-Lizenzen oder nutzungsabhängige Kosten erforderlich sein.

Vorgesehen sind OpenAI-Modelle innerhalb geschäftlicher Microsoft-Copilot- und Copilot-Cowork-Dienste. Welcher Dienst und welches Modell eingesetzt werden, richtet sich nach der Aufgabe. Betrieb, Datenverarbeitung, Einstellungen und Kosten müssen für den konkreten Einsatz geprüft werden.

Es gibt ein ausgearbeitetes Konzept, Bildprototypen und einzelne geprüfte Microsoft-Bausteine. Der vollständige Arbeitsablauf ist noch nicht durchgehend integriert und für den produktiven Einsatz abgenommen. Im Erstgespräch zeigen wir den vorhandenen Stand und klären mit Ihnen einen sinnvollen nächsten Schritt.

Wir prüfen zuerst Ihre vorhandene Ausstattung, einschließlich passender Business- oder Enterprise-Pakete. Eine mögliche Basis ist Microsoft 365 Business Premium mit Copilot Business für die Nutzer, die dessen Funktionen brauchen. Zusatzdienste richten sich nach dem vereinbarten Ablauf. Aktuelle Paketpreise und Bedingungen finden Sie bei Microsoft; sie sind kein Gesamtpreis unseres Angebots.

Die Kosten bestehen aus drei Teilen: passenden Microsoft-Lizenzen, möglicher zusätzlicher KI- und Automatisierungsnutzung sowie Einrichtung und Betreuung von AI Secretariat. Vorhandene Lizenzen werden berücksichtigt. Ein belastbares Gesamtangebot hängt von Ihrem vereinbarten Ablauf, der Nutzerzahl und den nötigen Anpassungen ab.

Passende vorhandene Microsoft-Lizenzen berücksichtigen wir, damit Sie diese nicht unnötig nochmals kaufen. Dafür prüfen wir Ihre Pakete und die vorgesehenen Nutzer. Outlook allein sagt noch nicht aus, welche SharePoint-, Copilot- oder Automatisierungsfunktionen bereits abgedeckt sind.

Je nach vereinbartem Umfang können zusätzliche Lizenzen, die Nutzung von KI oder Microsoft Copilot Cowork sowie besondere Automatisierungsdienste hinzukommen. Einrichtung, Anpassungen und laufende Betreuung werden getrennt davon angeboten. Welche Positionen für Sie relevant sind, klären wir vor einer Beauftragung.

Nein. Entscheidend sind die Gesamtkosten bei vergleichbarem Leistungsumfang und der Nutzen für Ihre Arbeit. Dazu gehören Lizenzen, Einrichtung, Betreuung und Ihr Aufwand für Prüfung und Korrekturen. Erst dieser Vergleich zeigt, ob sich der Einsatz für Sie lohnt.

Nicht vollständig: Microsoft bleibt der Plattformanbieter, und Einrichtung sowie Betreuung brauchen Verantwortliche. Wir möchten vorhandene Microsoft-Strukturen sinnvoll nutzen. Zuständigkeiten, Dokumentation und Möglichkeiten einer späteren Übergabe gehören deshalb in die Vereinbarung zum konkreten Einsatz.

Für Einrichtung und Betreuung von AI Secretariat ist die Accelari GmbH Ihr Ansprechpartner. Welche Leistungen wir übernehmen, wer bei Ihnen mitwirkt und wie Unterstützung und Änderungen abgerechnet werden, vereinbaren wir vorab. Umfang und Erreichbarkeit richten sich nach dieser Vereinbarung.

Im vorgesehenen Ablauf geben Sie fachliche Aktionen zunächst ausdrücklich frei. Später sollen Sie klar begrenzte, widerrufbare Regeln für bestimmte Vorgänge erlauben können. Lernen allein schafft keine Handlungserlaubnis; Versand, Zahlung, Einreichung und Fristerledigung bleiben getrennt zu autorisieren.

Quellenbelege, erkennbare Änderungen und offen benannte Unsicherheiten sollen Ihnen die Prüfung erleichtern. Die fachliche Beurteilung bleibt bei den zuständigen Personen. Rechtliche Fristen benötigen geprüfte feste Berechnungsregeln; sie dürfen nicht aus einer KI-Schätzung entstehen.

Microsoft 365 bietet Schutzfunktionen und vertragliche Grundlagen. Entscheidend sind jedoch Ihre tatsächlichen Datenwege, Zugriffsrechte und Einstellungen. Vor einem Einsatz mit vertraulichen Mandats- oder Unternehmensdaten müssen diese Punkte einschließlich der beteiligten Dienste für Ihre Organisation geprüft werden.

Für den beschriebenen geschäftlichen Copilot-Dienst schließt Microsoft die Nutzung von Eingaben, Antworten und über Microsoft Graph abgerufenen Daten zum Training der Basismodelle aus. Das bedeutet nicht, dass nichts gespeichert wird. Zusätzliche Dienste und Werkzeuge müssen gesondert betrachtet werden.

Das lässt sich nicht pauschal zusagen. Microsoft macht Zusagen zur europäischen Datenhaltung, dokumentiert aber auch Ausnahmen. Speicherort und Verarbeitung können sich unterscheiden. Maßgeblich sind der gewählte Dienst, seine Einstellungen und die tatsächlichen Datenwege einschließlich möglicher Verarbeitung außerhalb Europas.

Microsoft stellt einen Datenschutzvertrag zur Auftragsverarbeitung bereit, das sogenannte DPA. Für Ihren Einsatz ist zu prüfen, welche Dienste und Datenverarbeitungen darunter fallen. Erforderliche Vereinbarungen mit der Accelari GmbH als Anbieter von AI Secretariat oder weiteren Beteiligten müssen ebenfalls zum vereinbarten Leistungsumfang passen.